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高校采购内控已启程

2018年11月23日 09:01 来源:中国政府采购报打印

政府采购既是高校物资支撑的重要纽带,也是党政廉洁风险频出的高发地带,将内控建设引流到高校政府采购管理领域,能够有效保证高校政府采购工作有序开展,助推高校采购活动在阳光下运行。

部门设置有区别,管理模式需“量身制作”

高校采购内控建设不仅关系着采购环节能否顺畅衔接,而且还与财会、审计、纪检监察等部门紧密连接,因此,内控建设对高校内部管理部门的协调运转起着非常关键的作用。自高校进入政府采购管理体系后,各高校纷纷建立了独立的采购部门。以部属高校为例,目前,部属高校所设置的采购部门主要分为两大管理模式:一种是集中管理模式,采用独立方式,建立货物、工程、服务类采购的统一管理和执行平台。另一种则是分散管理模式,多采用资产处与基建处相结合的方式。“教育部直属75所高校,2018年招标采购管理工作采用‘集中管理’模式的有45所。省属地方高校从分散管理向集中管理转变的情况逐年增多。集中管理成为学校加强采购管理的共识,也已成为一种发展趋势。”合肥工业大学招标与采购管理中心副主任贾贤龙表示。

各高校所设置的采购部门在名称上有所不同,据调查得知,多数高校采用“采购”“招标”“管理”组合的名称,如招标与采购管理中心;有的高校采用“政府采购”“招标”“管理”组合的名称,如政府采购与招标管理中心;也有的高校单用“招标中心”来命名。不同的部门名称显示了各高校对采购部门的定位和功能要求存在差别。

除了部属高校内部之间存在差异外,部属高校与省属高校在管理归属上也不统一,部属高校依据的是中央集中采购目录及相关政策,省属高校依据的是当地财政部门的采购目录及相关政策,故而,两者在管理层面和执行层面所依据的政策不一致。

基于机构设置、部门名称组合及管理属性层面上的差别,我们也可以窥见,由于各高校发展模式及程序运转的“土壤”存在差异,因此,内控建设更不能一概而论,各高校应以学校自身对部门设置的框架为基础,量身制作一套符合自身发展的内控管理体系,而切忌搬用某一套内控建设模板。

归口管理成趋势,权责对等需考量

内控建设的执行需要依据国家政策制度的推动,近年来,国家宏观层面不断要求单位强化内部改革,尤其不断鼓励高校及科研院所要在“放管服”改革背景下转变政府采购模式,提高政府采购效率。而如何转变采购模式呢?系列相关政策重点强调实行归口管理,以重塑政府采购内部结构,实现权责对等。

2014年,财政部下发了《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号),规定对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财 会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。2015年,教育部下发了《关于直属高校落实财务管理领导责任严肃财经纪律的若干意见》(教财〔2015〕4号),要求按照统一领导、归口管理、分级负责、责任到人的管理原则,建立专门机构统一管理学校所有事业资产;建立或明确政府采购工作归口管理机构。2016年,财政部下发了《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号),规定在落实主体责任中,采购人应当做好政府采购业务的内部归口管理和所属单位管理,明确内部工作机制,重点加强对采购需求、政策落实、信息公开、履约验收、结果评价等的管理;在主要措施中,实施归口管理。采购人应当明确内部归口管理部门,具体负责本单位、本系统的政府采购执行管理。

据了解,目前,高校采购工作已由最初的分散状态逐步转向集中管理,大多高校也已经确定了归口管理。除了归口管理之外,内部控制的基本方法还包括不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开等诸多方面,因此,归口管理不是高校采购内部改革的终结,而是高校各部门相互衔接新方法,更是实现有效廉政风险管控的新起点。

高校如何在归口管理的基础上做好内部衔接呢?有专家指出,高校采购应在“不相容岗位分离”原则上,合理设岗,强化权责对等,细化各流程、各环节的执行标准,同时,建立岗位间制衡体系,设置采购需求制定、采购文件审核,合同履行、验收管理、投诉质疑等分离岗位,以明确采购项目责任制,防范廉政风险。也有专家指出,高校需要明确职能部门的职责分工,建议归口管理部门、审核部门、执行部门、支付部门等各个风险控制点进行分工而治,形成一个流程整体闭环。同时,专人专岗,以实现权责对等。

贾贤龙对此表示,归口管理是内部控制的基本方法之一,也是实现权责对等的充分条件,而要实现权责对等,除了需要归口管理的机构设置之外,还需要通过合理设岗、厘清责任、不相容岗位分离等制度性安排进行保障。具体而言,在明确岗位责任方面,学校需要认真梳理采购不同业务、环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级,建立制度规则、风险事项等台账,合理确定岗位职责。在不相容岗位分离方面,应当建立岗位间的制衡机制,采购需求制定与内部审核、采购文件编制与复核、合同签订与验收等岗位原则上应当分开设置。

“从现状来看,配备专业采购人员并不是一件容易的事情。政府采购工作是一项专业性和技术性很强的工作,而我国政府采购政策起步晚,高校政府采购专业人员更是少之又少,加之人员轮岗流动很大,高校政府采购队伍严重缺少既懂政策又熟业务的固定型人才。”中部某高校招标管理办公室相关负责人对此分析,“建立精通业务的政府采购人才队伍有利于助推采购活动高效运转。首先,保证岗位设置的合理性是前提,理想的管理模式应是既能自控廉政风险,又能稳得住人才;其次,政策培训和业务培训要跟上,采购人员需要及时熟悉并精通政策,将政策与业务结合起来。”

“尤其是当前各高校政府采购正在进行信息化对接,随着信息化转型,数据安全成为新风险点,采购环节的信息化服务水平将成为采购相关方的新关注点,也将成为未来高校内控管理工作的新挑战。”贾贤龙继续称。

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